Anwender können sich an der klassischen Windows Applikation zur Administration und Installation der aurenz-Software, wie auch per Browser an der aurenz WebSuite anmelden.
Die Berechtigungen der Anwender basieren auf einem Rollenkonzept. Ein Anwender ist einer Rolle zugeordnet. Der Rolle werden Berechtigungen zugewiesen.
Der Anwender SUPERUSER ist standardmäßig angelegt und kann weder gelöscht noch umbenannt werden. Er besitzt keine Berechtigungseinschränkungen und ist der einzige Anwender der keiner Rolle zugehört. Deshalb kann nur beim SUPERUSER die Passwortsicherheit direkt konfiguriert werden.

Menüleiste: Einrichten / Benutzerverwaltung wie acuch in der WebSuite unter Datei → Einstellungen → Benutzerverwaltung

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Hier können Benutzer in der aurenz Software angelegt und verwaltet werden. Die Erstellung bzw. Pflege dieser Benutzer kann manuell oder automatisiert per LDAP- oder NetPhone/Swyx-Authentifizierung erfolgen. Die Einstellungen zur Authentifizierung über ein externes System finden Sie in Benutzer Authentifizierung.
 

Abbildung 6 - Benutzer erstellen
Die Felder im Bereich Basisdaten:

• Name: Der Name ist kosmetischer Natur und wird zur Darstellung des aktuell angemeldeten Anwenders verwendet. Dies erleichtert die Bedienung im Falle kryptischer „Benutzernamen".

• Benutzername: Der Benutzername wird zur Anmeldung an der aurenz Software verwendet.

• Kennwort: Das Kennwort kann definiert oder geändert werden. Zur Erfüllung des 4-Augen-Prinzips kann zu jedem Anwender ein zweites Kennwort erstellt werden. Dies ermöglicht z.B. datenschutzkritische Auswertungen prozesskonform durchzuführen.

• E-Mail: Die E-Mail-Adresse wird für E-Mail-Benachrichtigungen, Zustellung von Auswertungen in das aurenz WebSuite Postfach und die Zuordnungen im Organigramm verwendet.

• Rolle: Die Rolle versorgt den Benutzer mit dem in der Rolle definierten Berechtigungssatz.

Über 3 verschiedene Kontexte kann definiert werden, auf welche Bereiche im Organigramm der Benutzer Zugriff hat:

 

• Meine Firma: (kann optional konfiguriert werden):Die Auswahl einer OU (organizational unit) berechtigt den Anwender auf diese und alle untergeordneten Elemente zuzugreifen.

• Mein Team: (ergibt sich durch die E-Mail-Adress-Zuweisung im Organigramm)Wird in einer OU die E-Mail-Adresse des Anwenders eingetragen, ist der Anwender auf die untergeordneten Objekte berechtigt.

• Meine Daten: (ergibt sich durch die E-Mail-Adress-Zuweisung im Organigramm) Wird bei einem Teilnehmer/Nebenstelle die E-Mail-Adresse des Anwenders eingetragen, ist der Anwender auf dieses Objekt berechtigt.

Sollen einmalig anfallende Kosten für zum Beispiel Supportleistungen auf Teilnehmer gebucht werden, kann der Anwender hier auf Organigramm-Ebene berechtigt werden.

Menüleiste: Einrichten / Rollen
Nach der Installation sind die Rollen „Administratoren" und „Standard" verfügbar. Einem neuen Anwender wird immer die Rolle „Standard" zugewiesen, weitere Rollen können erstellt werden.

Abbildung 7 - Rollen
Pro Rolle können verschiedenste Einstellungen definiert werden:

• Rollenname

• Sicherheit: Mindestlänge, Komplexität und Änderungszeitintervall der Kennwörter

• Granulare Berechtigungen für verschiedene Programmbereiche wie

  • Auswertungen und Statistiken

  • Menüpunkte

  • Organigramm

  • Datenaufnahme und Telefondienste

  • WebSuite

  • Gesprächsarten

  • Datenschutz und Tarifierung

  • Zeitliche Anmeldebegrenzungen

ACHTUNG:  Das Rollenkonzept wurde in der Version 11.2.4 eingeführt. Zuvor wurden diese Einstellungen auf Anwender-Ebene gepflegt. Bei Aktualisierung einer älteren Version, wird pro Anwender eine gleichnamige Rolle erstellt um eine konsistente Datenübernahme zu gewährleisten.
 

Menüleiste: Datei / Programm einrichten / Grundeinstellungen / Gesprächsarten/Speicherung / Kommunikation / Gesprächsarten
Die aurenz Software kann verschiedene Gesprächsarten unterscheiden.

• Dienstgespräche (Standard – nicht deaktivierbar)

• Privatgespräche

• PIN-Gespräche

• Projektgespräche

• Zielnummerngespräche

• Provider Einzelverbindungen (Dienst)

• Provider Einzelverbindungen (Privat)

Diese Gesprächsarten können aktiviert oder deaktiviert werden.

Um Auswertungen auf einzelne Organisationseinheiten wie z.B. auf Abteilungsebene durchführen zu können, können Sie in Ihrer aurenz Software die Struktur des Unternehmens im Organigramm in einer hierarchischen Baumstruktur abbilden.
Ebenfalls kann den Anwendern der aurenz-Software eine Berechtigung auf einzelne oder mehrere Ebenen erteilt werden, um so ein Berechtigungskonzept umzusetzen.

Es können in bis zu sieben Hierarchieebenen erstellt werden.
Diese Ebenen können beliebige Strukturen des Unternehmens darstellen (die Einzelfirmen, Kostenstellen, Abteilungen, ...).
Im Auslieferungs-Zustand wird unter dem Knoten "Sonstiges" jeder dieser Klassifizierer dargestellt. Damit ist sichergestellt, dass alle Gespräche ausgewertet werden können.

Die Klassizizierer in "Sonstige" können per Drag and Drop in die hierarchische Struktur verschoben werden - dann wird aus dem Klassifizierer ein Teilnehmer-Objekt erstellt. Dieses kann mit weiteren Infos gefüllt werden (wie z. B. Name, eine E-Mailadresse, Kunden- oder Personalnummer, usw.). Jedem Teilnehmer können verschiedene Klassifizierer zugeordnet werden, nach denen die einzelnen Verbindungen dieser Klassifizierer diesem Teilnehmer zugerechnet werden.
Wichtig in diesem Zusammenhang ist vor allem das "Gültig ab"-Datum - nur Gespräche der Klassizizierer ab diesem Datum werden dem Teilnehmer-Objekt zugeordnet. Die älteren Gesprächsdaten werden in einem Klassifizierer-Objekt unter "Sonstige" dargestellt - ausser es gibt ein weiteres Teilnehmer-Objekt mit dem gleichen Klassifizierer, aber einen früheren "Gültig ab"-Datum dem die Gesprächsdaten zugewiesen werden können.

Die Unternehmensstruktur können Sie auf nachfolgende Weise in das Organigramm einpflegen: