AlwinPro Care Projekt - Requirement Documentation Template
Scope
In diesem Dokument werden die Anforderungen an das aurenz Abrechnungssystem AlwinPro Care beschrieben. Hier nicht dokumentierte Anforderungen sind nicht Bestandteil des Projekts.
Was ist AlwinPro Care
AlwinPro Care ist die Abrechnungssoftware für Patienten-Entertainment im Healthcare Sektor. Dabei liefert AlwinPro Care nicht nur die Kostenaufstellung für genutzte Dienste, sondern steuert auch die Bereitstellung der Dienste für Telefonie, Gästeinternet und TV. Das System ist sehr flexibel konfigurierbar und unterstützt alle notwendigen Schnittstellen um sich gut in bestehende Systemlandschaften zu integrieren. Eine Anbindung an das KIS über HL7, eine Anbindung von Kassenautomaten, Chipkartentelefonen oder modernen Bettenterminals ist ebenso möglich wie die Integration bereits bestehender analoger Endgeräte.
Anforderungen und Leistungbeschreibung
Übersicht
Telefonie und Entertainment Dienste abrechnen und freischalten
1 | Abrechnung und Steuerung von Telefonie | Telefonie soll tagesgenau abgerechnet und freigeschaltet werden | In AlwinPro Care können Tagesgebühren für die Leistung “Bereitstellung von Telefonier” definiert werden. Die Freischaltung der Telefonie ist an die erfolgreiche Abbuchung (ausreichend Guthaben) der Tagesgebühr gekoppelt. Zusätzlich zur Tagesgebühr können die Verbindungskosten abgerechnet werden. |
2 | Abrechnung und Steuerung von TV | TV soll tagesgenau abgerechnet und freigeschaltet werden | In AlwinPro Care können Tagesgebühren für die Leistung “TV” definiert werden. Die Freischaltung ist an die erfolgreiche Abbuchung (ausreichend Guthaben) der Tagesgebühr gekoppelt. Es kann TV pauschal oder separat für einzelne Spartenkanäle abgerechnet werden.
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3 | Abrechnung und Steuerung von Gästeinternet | Ein Internet Gastzugang soll tagesgenau abgerechnet und freigeschaltet werden | In AlwinPro Care können Tagesgebühren für die Leistung “Bereitstellung Internetzugang” definiert werden. Die Freischaltung des Internet Gastzugangs ist an die erfolgreiche Abbuchung (ausreichend Guthaben) der Tagesgebühr gekoppelt. Der Zugang wird pauschal abgerechnet und freigeschaltet unabhängig von der Nutzung (Zeit/Download..) |
4 | Abrechnung von Telefonie/TV/Internet über Bundles (Pakete) | Die einzelnen Dienste sollen nicht einzeln abgerechnet werden, sondern als Bunde. Z.B Entertainment Basis = Telefonie + Internet | In AlwinPro Care kann die Abrechnung und Freischaltung der Dienste für Telefonie, TV und Internet einzeln oder alternativ als Bundle erfolgen. Bei Abrechnung über Bundle wird eine Tagespauschale für ein Bundle und die dafür freizuschaltende Dienste definiert. Bei erfolgreicher Abbuchung der Pauschale werden die Dienste freigeschaltet. |
5 | Abrechnung der Dienste für eine begrenzte Zeit | Die Dienste sollen nur bis zu einem bestimmten Ende-Datum freigeschaltet und abgerechnet werden | Der Patient kann festlegen bis zu welchem Datum er die Dienste buchen möchte, Nach erreichen des Datums werden keine Dienste mehr gebucht. |
6 | Festlegung welche Dienste gebucht werden | Der Patient soll flexibel die Dienste zubuchen und abbestellen können | In AlwinPro Care kann der Patient bei Check-In oder zu einem beliebigen anderen Zeitpunkte die zu buchende Dienste Telefonie, Internet und TV festlegen. Dies erfolgt entweder durch das Personal indem es in der AlwinPro Patientenverwaltung die einzelnen Dienste aktiviert/deaktiviert oder über die Bettenterminal durch den Patienten selbst. Je nach eingesetztem Bettenterminal kann der Patient darüber einzelne Dienste zubuchen oder abbestellen. |
Patientenprofile für die Festlegung der Tarifierung und Freischaltung der Dienste sowie des Abrechnungsverfahrens
1 | Verschiedene Patientenprofile definieren unterschiedliche Tarife | Je nach vorliegendem Patientenprofil sollen die Dienste unterschiedlich tarifiert werden | Jedem Patienten wird ein Patientenprofil zugewiesen. Am Patientenprofil sind die Tarife für die Dienste Telefonie, Internet und TV definiert. Somit ist es möglich die Dienste unterschiedlich zu verrechnen |
2 | Patientenprofile definieren die freizuschaltende Dienste | Je nach vorliegendem Profil sollen unterschiedliche Dienste gebucht werden | Am Patientenprofil kann definiert werden welche Dienste gebucht und freigeschaltet werden sollen. Diese Festlegung kann als Vorbelegung (kann beim Check-In noch geändert werden) oder als unveränderbare Einstellung definiert werden. |
3 | Patientenprofile definieren die Abrechnungsart und das Kontolimit | Je nach vorliegendem Patientenprofil soll per Vorkasse (Guthaben) oder per Nachinkasso (Rechnung bei Check-Out) abgerechnet werden | Am Patientenprofil ist definiert ob der Patient im Pre-Paid Verfahren (Abrechnung auf Basis eines einbezahlten Guthabens) oder im Nachinkasso Verfahren (Verbrauch ist nicht eingeschränkt und wird bei Check-Out in Rechnung wird gestellt) abgerechnet werden soll. Bei beiden Verfahren kann ein Kontolimit definiert werden. Die Abbuchung und damit die Freischaltung der Leistungen wir bei Erreichen des Limits gesperrt. |
Telefonie Leistungsmerkmale:
1 | Rufnummermitnahme bei Umzug, Steuerung der Erreichbarkeit | Der Patient soll, unabhängig vom Bettenplatz, von Check-In bis Check-Out immer dieselbe Durchwahl haben. Optional soll die Erreichbarkeit gesperrt werden können. | Der Patient bekommt bei Check-In eine Durchwahl (virtuelle Nebenstelle) zugeteilt. Diese wird auf der Check-In Quittung ausgegeben. Unabhängig auf welcher physikalischen Nebenstelle der Patient eingecheckt wird (entspricht Bettenplatz), ist der Patient immer unter dieser Rufnummer erreichbar. In der AlwinPro Care Patientenverwaltung ist vom Personal einsehbar, welche Rufnummer der Patient bekommen hat. Optional: Extern kommende Anrufe auf die Patientendurchwahl sollen in folgenden Situationen gesperrt werden können.
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2 | Extern gehende Telefonie kann gesperrt werden | Die Möglichkeit nach extern zu telefonieren soll gesperrt werden können | In folgenden Situationen soll die extern gehende Telefonie gesperrt sein:
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3 | An-/Abmelden am Telefon durch den Patienten | Der Patient soll sich am Telefon abmelden können und somit sein Telefon sperren | Durch die Eingabe über das Tastenfeld des Telefons soll der Patient sich abmelden können. Extern gehende Telefonie ist dann gesperrt bis zur erneuten Anmeldung. Ist Punkt (1) konfiguriert ist auch die Erreichbarkeit gesperrt. Alternativ zur manuellen Eingabe der An-/Abmeldesequenz am Telefon, kann dies auch durch Stecken/Ziehen der Chipkarte am Terminal durchgeführt werden (Entsprechende Terminals/Endgeräte erforderlich) Das Personal kann den Patient über die AlwinPro Patientenverwaltung manuell an-/ und abmelden |
4 | Eigenständiges Umziehen durch den Patienten durch das Anmelden am Telefon | Der Patient soll sich durch das Anmelden am Telefon eigenständig am Patientenbettenplatz anmelden können. | Der Patient meldet sich über das Telefon an ihm neu zugewiesenen Bettenplatz an und ist somit in AlwinPro Care dorthin umgezogen. Die Telefonie und alle anderen Entertainment-Dienst laufen nun über diesen Bettenplatz. Somit kann der Bettenplatzwechsel ohne Zusatzaufwand für das Personal durchgeführt werden. |
Prozess-Integration
Check-In Prozess
Der Check-In Prozess kann mit unterschiedlichen Verfahren realisiert werden.
1 | Automatischer Check-In über KIS | Der Patient wird im KIS aufgenommen und soll dann automatisch in AlwinPro Care eingecheckt werden. KIS liefert alle notwendigen Daten an AlwinPro Care. | KIS erzeugt eine Text Datei, sobald der Patient in KIS eingecheckt wurde. Sobald die Datei geschrieben wurde, wird sie von AlwinPro Care verarbeitet. Der Patient wird in AlwinPro Care eingecheckt und auf “geparkt” gesetzt ( es laufen noch keine Kosten auf und die Dienste sind noch deaktiviert). Das KIS liefert wenigstens folgende Patientendaten:
Nach erfolgtem Check-In liefert AlwinPro Care die vergebene Durchwahl an das KIS über eine Textdatei zurück und es wird eine Check-In Quittung ausgedruckt die dem Patienten vom Personal ausgehendigt wird. Wichtig: Der Austausch der Daten zwischen KIS und AlwinPro Care erfolgt über Export-/Import Dateien. Das Format kann CSV oder HL7 sein. Eine direkte HL7 Protokollanbindung ist nicht möglich. |
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2 | Halb-automatischer Check-In über KIS | Beim manuellen Check-In Vorgang sollen die Patientenstammdaten aus dem KIS übernommen werden. | KIS erzeugt eine Text Datei, sobald der Patient in KIS eingecheckt wurde. Sobald die Datei geschrieben wurde, wird sie von AlwinPro Care verarbeitet. Der Patient wird im KIS aufgenommen. Der Check-In in AlwinPro Care erfolgt in diesem Fall manuell. Beim manuellen Check-In Vorgang wird eine Patientenliste (aus KIS) angezeigt, aus der der einzucheckende Patient ausgewählt wird. Die Patientenstammdaten werden in AlwinPro Care übertragen. Der Check-In Vorgang wird manuell abgeschlossen. Das KIS liefert wenigstens folgende Patientendaten:
Nach erfolgtem Check-In liefert AlwinPro Care die vergebene Durchwahl an das KIS über eine Textdatei zurück und es wird eine Check-In Quittung ausgedruckt die dem Patienten vom Personal ausgehendigt wird. Wichtig: Der Austausch der Daten zwischen KIS und AlwinPro Care erfolgt über Export-/Import Dateien. Das Format kann CSV oder HL7 sein. Eine direkte HL7 Protokollanbindung ist nicht möglich. |
3 | Manueller Check-In | Beim manuellen Check-In Vorgang sollen die Patientenstammdaten abgefragt und manuell eingegeben werden. | Der Check-In in AlwinPro Care erfolgt manuell. Beim manuellen Check-In Vorgang werden die Patientenstammdaten manuelle eingegeben. Es wird eine Check-In Quittung ausgedruckt die dem Patienten vom Personal ausgehendigt wird. |
4 | Manueller Check-In mit Versichertenkarte | Beim manuellen Check-In Vorgang sollen die Patientenstammdaten aus der Versichertenkarte ausgelesen und übernommen werden. | Der Check-In in AlwinPro Care erfolgt manuell. Beim manuellen Check-In Vorgang werden die Patientenstammdaten manuell eingegeben oder aus der Versichertenkarte ausgelesen. Es wird eine Check-In Quittung ausgedruckt die dem Patienten vom Personal ausgehendigt wird. |
Verfahren der Patientenidentifizierung und Autorisierung
Für die Patientenidentifizierung an den Terminals und Kassenautomaten und am Patientenempfang können folgende Varianten verwendet werden
a | Identifizierung über Chipkarten, manuell zugewiesen | Patient wird am Empfang über eine ihm zugewiesene Chipkarte identifiziert. Die Chipkarte wird manuell durch das Personal zugewiesen. Durch das Stecken der Chipkarte an den Terminals und Kassenautomaten wird der Patient autorisiert. | Unabhängig vom Check-In Prozess wird dem Patienten eine Chipkarte vom Personal ausgehändigt und in der AlwinPro Care Patientenverwaltung dem Patient im System zugeordnet (Chipkartenlesegerät pro Arbeitsplatz notwendig). Der Patient kann sich dann mit dieser Chipkarte an Kassenautomaten, Bedside Terminals oder Chipkartentelefonen autorisieren. AlwinPro Care verwaltet Chipkartenpfand bei der Ausgabe und Rückgabe. Bei Verlust wird das Pfand als “Kosten” für den Patienten verbucht. Die Chipkarte dient zur Identifizierung und Autorisierung. Es wird kein Guthaben oder andere Patienteninformationen darauf gespeichert. Durch das Stecken der Chipkarte am Telefon/Bedside Terminal wird das Gerät freigeschaltet. |
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b | Identifizierung über Chipkarten, Chipkartenausgabe über Kassenautomat | Mit dem Check-In Prozess “Automatischer Check-In über KIS” kann auch die Chipkartenausgabe und die Chipkartenzuweisung automatisch erfolgen. Voraussetzung ist ein Kassenautomat. Durch das Stecken der Chipkarte an den Terminals und Kassenautomaten wird der Patient autorisiert. | Wenn die Patienten automatisch über einen KIS Check-In auch im AlwinPro Care eingecheckt werden, kann die Ausgabe der Chipkarten über einen Kassenautomat erfolgen. Die Zuweisung der Chipkarte zum Patient erfolgt somit automatisch. Voraussetzung dafür ist, dass über das KIS für den Patienten ein Barcode ausgegeben wird, mit dem sich der Patient am Kassenautomat autorisiert (scan des Barcodes). Bei erfolgreicher Autorisierung erhält der Patient seine Chipkarte am Automaten. Der Barcode enthält die Patientenfallnummer/ID über die er im AlwinPro Care System identifiziert wird. Die Patientenfallnummer/ID erhält AlwinPro Care durch den automatischen KIS Import. Durch das Stecken der Chipkarte am Telefon/Bedside Terminal wird das Gerät freigeschaltet. |
c | Identifizierung über PIN | Unabhängig vom Check-In Prozess kann sich der Patient manuell durch Eingabe seiner PIN an den Terminals und Kassenautomaten autorisieren. | Bei Check-In bekommt jeder Patient eine PIN zugewiesen. Diese PIN wird dem Patienten über das Check-In Formular ausgehendigt. Durch die manuelle Eingabe der PIN an den Terminals oder Kassenautomaten, kann sich der Patient autorisieren. Durch die Eingabe der PIN am Telefon/Bedside Terminal wird das Gerät freigeschaltet. Diese Variante kann mit den Varianten der Identifizierung über Chipkarte parallel betrieben werden (Altbau: alte analoge Telefone, Neubau: moderne Bedside Terminals mit Chipkartenslot) |
d | Identifizierung über Barcode/QR-Code |
| Bei Check-In am KIS bekommt der Patient einen Barcode oder QR-Code zugeteilt. Der Barcode/QR-Code enthält die Patientenfallnummer/ID die auch das AlwinPro Care System über den KIS Import kennt. Die Identifizierung am Patientenempfang erfolgt über das Scannen des Bar-/QR-Codes. Die Autorisierung an den Terminals und am Kassenautomat erfolgt ebenfalls über das Scannen der Bar-/QR-Codes. |
Check-Out Prozess
1 | Manueller Check-Out | Der Patient meldet sich am Empfang und der Check-Out Prozess wir manuell durch das Personal durchgeführt. | Das Personal führt über die AlwinPro Care Patientenverwaltung den Prozess des Check-Outs manuell durch. Der Patient wird in der Liste der Patienten ausgewählt (manuell oder über Stecken der Chipkarte). Das Restguthaben wird ausgezahlt oder bei Nachinkasso wird der Restbetrag einkassiert. Chipkarte wird einbehalten und Guthaben wird mit dem Restbetrag verrechnet oder mit dem Restguthaben ausbezahlt. Der Patient bekommt eine Rechnung mit der Aufstellung der Kosten. |
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2 | Automatischer Check-Out über Kassenautomat | Der Patient leitet selbständig den Check-Out Prozess am Kassenautomat ein. | Der Patient autorisiert sich am Kassenautomat (PIN oder Chipkarte) und leitet den Check-Out Vorgang ein. Das Restguthaben inkl. Chipkartenpfand wird ausbezahlt. Die Chipkarte wird einbehalten und ein Beleg mit der Kostenaufstellung wird ausgedruckt. Dieser Prozess kann parallel zum manuellen Check-Out betrieben werden |
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Anbindung an externe Abrechnungssysteme
1 | Einnahmen werden an externes System übertragen | Immer wenn in AlwinPro eine Rechnung generiert wird, sollen die Summenposition an ein externes System übertragen werden. | Sobald eine Abrechnung im AlwinPro Care vollzogen wird, werden die Rechnungspositionen mit der Patientenzuordnung an ein externes System (Buchhaltung/Nachinkasso) übertragen. Die Datenübertragung erfolgt über eine Textdatei (CSV) oder über eine Datenbankanbindung. Bei jedem Prozess bei dem eine Abrechnung erfolgt werden alle relevanten Kosten als Summen an das externe System übertragen. Die Prozesse sind:
Daten die übertragen werden:
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