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Any types of reports can be created, managed and executed via the tile reports:
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The report management view shows all reports in a list including information about the type, the owner, the creation date and the date of last modification. Using the context menu, you can open a report configuration and change its parameters, create a duplicate, use the report as a template for a new report, delete or execute the report.
The Possibilities to execute and automatically distribute Reports
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If you want a report to be executed automatically, you must first specify a time scheme in the report configuration on the "automatic Schedule execution" property page. On the one hand, define when and in what time intervals the report is to be executed and, on the other hand, define the format for the output on the "outputOutput" page. Both configuration options are described in detail in the following sections.
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Example of a detailed report:
Example of a department level total report
Total report based on target numbers (customer numbers)
Creating a new accounting-report
Go to the report management view and click on the "+" symbol in the toolbar, and then select "accounting report".
A wizard for the configuration of the new report will open. On the first page "Form", the field "contents of the lines" is used to define whether the report should be a total or detailed report. Have a look to the preview to see what the report will look like with the parameters defined on this page. The selected form is important here. The form is used to define both the table contents (column fields) and the layout (header and footer) of the report. The UC-Analytics is delivered including a number of ready-made forms. See if you can find a suitable form. If not, it is possible to modify an existing form or to create a new form from scratch. To do this, the Form Editor can be used in the administrator tool.
First of all, within the field "contents of the linesrows" choose whether it should be a total or a detailed report. For the total reports, you define the basis on which the total is to be calculated (organisational chart level, target number, distance zone):
From "sums total companySum Company" to "sums classifiersSums Classifiers" the totals are based on the organisation chart levels. For instance, totals per department. By "sums zoneSums Zone/businessService", the number of calls to the individual zones (city, near-distant, international ...) is added up. By "sums of customer numbers", a sum is calculated and displayed for each external customer telephone number. In order to form totals per customer number, the customer numbers and the customer names must be made known via an import file. If you have selected the option "sums of customer numbers ", you also specify the import file on this page.
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The format of the import file is <customer name>; <customer phone number>. The customer telephone number does not have to be entered completely. For an assignement assignment to a customer name it is enough if the phone number matches partial, starting from left, to the customer number. For example, the telephone number "+4970217388833" in the CDR would correspond to the customer number "+49702173888". However, the best match available is always selected for the phone number resolution. |
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After you have determined the report type in "contents of the linesrows", please select a form that suits your requirements.
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The configuration wizard contains fewer configuration options than the properties dialog that appears when you re-open the report configuration. Normally, the configuration options of the wizard are sufficient.
Beispiel 1: Einzelverbindungen der Dienstgespräche für jede Abteilung (3. Ebene) an jede Abteilung per Email
Example 1:
...
Itemized Bill of Business Calls for each
...
Department (3rd
...
Organisation Chart Level) to each
...
Department by
...
Ziel: Es soll ein Report angelegt werden, der für jede Abteilung ausgeführt wird. Der Report soll die dienstlichen Einzelverbindungen mit Datum/Uhrzeit, Zielnummer, Ortsname, Dauer und Betrag für jeden Mitarbeiter in den Abteilungen anzeigen. Jeder Abteilungsleiter soll den Report über seine Abteilung als PDF per Email zugestellt bekommen.
Goal: to create a one report that will be executed for all departments. The report should display single business calls with date/time, target destination number, city name, duration and costs for each employee in the various departments. Every supervisor should receive the report concerning his/her department as PDF via email.
Zum Erstellen einer neuen Auswertung, gehen Sie bitte in die Auswertungsverwaltung und klicken Sie oben links in der Toolbar auf das "+" Symbol und wählen Sie dann den Eintrag "Accounting Auswertung". Es öffnet sich dann der Assistent für die Konfiguration der Auswertung.
To create a new report, go to report management To create a new report, open the report management window and click on the "+" symbol on the left hand side in the toolbar and then select the entry "accounting report". The wizard for configuring the report will open.
Seite Formular: Um einen Report mit Einzelverbindungen zu erhalten, wählen Sie auf der ersten Seite im Feld "Inhalt der Zeilen" den Eintrag "Detail Kommunikation". Über das Feld "Formular-Typ" können Sie das für den Report zugrunde liegende Formular auswählen. Sie sehen in der Formular-Vorschau eine entsprechende Vorschau der Auswahl. Über das Feld "Seite neu bei" legen Sie fest auf welcher Organisationsebene die Auswertung zusammengefasst werden soll. Darüber wird gleichzeitig der "Empfänger" des Reports festgelegt. Da wir eine Auswertung für jede Abteilung generieren möchten, wählen Sie im Feld "Seite neu bei" die Organigramm-Ebene "Abteilung" aus. Wenn Sie dieses Feld auf "Gesamte Firma" belassen, würden Sie eine Auswertung über alle Teilnehmer erhalten. Über das Feld "gruppieren nach" legen Sie mit der Auswahl "Teilnehmer" fest, dass die Gesprächsdaten für jeden Teilnehmer blockweise aufgelistet werden und mit der Option "Zwischensumme pro Gruppe" wird für jeden Block eine Zwischensumme der Gesprächskosten und der Gesprächsdauer ausgegeben.
Page form: To obtain a report with single connections, choose the entry "detail communication" in the field "contents of lines" on the first page. You can use the field "form type" to select the form for the report. You can see a corresponding preview of the selection in the form preview. Use the field "new page by" to specify on which organisational level the report should be summarised. The "recipient" of the report is defined at the same time. Since we want to generate a report for each department, select the organisational chart level "department" in the field "new page by". If you leave this field at "entire company", you will receive one report of all subscribers. The "group by" field allows you to select " subscribers" to specify that the call data for each subscriber is listed in blocks and the "subtotal per group" option displays a subtotal of the call charges and call duration for each block.
Die anderen Felder belassen wir wie sie sind und fahren mit "Weiter >" fort.
Leave the other fields like they are and continue with "next ".
Die Option "Bei Ausführung änderbar"
The “change on execution" option
Über die Option "Bei Ausführung änderbar" kann eingestellt werden, dass die Einstellungen auf der angezeigten Seite verändert werden dürfen, wenn die Auswertung über die Schnellstartleiste ausgeführt wird. Hintergrund: Es gibt die Anforderung, dass nur bestimmte Anwendergruppen (z.B. Administratoren) Auswertungen anlegen und konfigurieren dürfen. Diese Auswertungen werden dann den Anwendern über die Zuordnung zu bestimmten Auswertungsgruppen über die Schnellstartleiste von den Administratoren freigegeben. Damit diese Anwender nicht Zugriff auf alle Konfigurationspunkte haben, kann man nur bestimmte Konfigurationsmöglichkeiten freigeben, z.B. das Verändern des Auswertezeitraums (Seite Datum).
With the option "change by execution" it can be set that the settings on the displayed page may be changed if the report is executed via the quick start bar. Background: There is a claim that only certain user groups (e.g. administrators) may create and configure reports. These reports are then released to the users via assignment to specific report groups. This is handled by the administrators, using the quick start bar. To prevent these users from having access to all configuration items, only certain configuration options can be enabled, such as changing the report period (date page).
Seite Organigramm: wählen Sie als nächstes auf der Seite "Organigramm" die Abteilungen aus, die in dem Report berücksichtigt werden sollen. Sie können auch die Übergeordnete Ebene auswählen (hier "Vertrieb"), es werden dann automatisch alle Elemente unterhalb dieser Ebene in den Report einbezogen. Auf welcher Organigramm-Ebene die Auswertung gemacht wird haben Sie im ersten Dialog über das Feld "Seite neu bei" definiert.
Page organisation chart: next, select the departments to be included in the report. You can also select a superior level (here "sales"), all elements below this level will then automatically be included in the report. In the first dialog “new page by” you have defined via which organisation chart level the report is to be carried out.
Seite Datum: Wählen Sie anschließend den Datumsbereich auf der Seite "Datum" aus. Wenn Sie den Report über den Terminplanung automatisiert und regelmäßig ausführen möchten wählen Sie hier bitte ein generisches Datum wie z.B. "Letzter Monat" aus.
Page date: Select the date range here. If you want to run the report automatically and regularly by schedule, please select a generic date such as "last month".
Seite Artikel: Auf der Seite "Artikel" können Sie die Gesprächsart definieren, die Sie auswerten möchten. Da wir in dieser Auswertung nur die Dienstgespräche sehen möchten, setzen wir hier nur den Haken bei "Dienstgespräch".
Page articles: On the page "articles" you can define the call type you want to evaluate. Since we only want to see the business calls in this report, we only tick the box "business call".
Seiten Filter Tel.: Auf diesen beiden Seiten können Sie die für den Report relevanten Gesprächsrichtungen ,die Entfernungszonen, die Amtsleitungen über die die Gespräche geführt wurden und den verwendeten Netzanbietertarif definieren. Da wir nur die Gespräche betrachten möchten, die Kosten verursachen, wählen Sie als auszuwertende Gesprächsrichtung hier "Extern abgehende Gespräche" und "Alle Entfernungen verwenden" aus. Über die Entfernungszonen könnten Sie z.B. einen Report definieren, der nur internationale Gespräche berücksichtigt. Die anderen Filteroptionen lassen wir auf den Standardwerten.
Page filter tel.: On these two pages you can define the call directions relevant for the report, the distance zones, which trunk lines the calls were made via, and the used network carrier tariff. Since we only want to look at the calls that cause costs, select "external outgoing calls" and "use all distances" as evaluated call direction. You can use the distance zones to define a report that for instance only considers international calls. Leave the other filter options at their default values.
Auf der Seite "Filter Tel. II" finden Sie, sofern die Verwendung von "Gesprächsmarkierer" über die Grundeinstellungen im Administrations Tool freigeschaltet sind, eine Auswahl an "Gesprächsmarkierer". Ein Gesprächsmarkierer kann nur über das Administrations Tool definiert werden und ist ein Filter auf die Gesamtmenge der Datensätze. So kann z.B. ein Filter für Gespräche die länger dauern als X Sekunden und ein zweiter Filter für Gespräche die teurer als X € sind definiert werden. Wählt man mehrere Gesprächsmarkierer aus, dann wird jeder einzelne für sich auf die Gesamtmenge der Datensätze angewendet. Eine Kombination mehrerer Gesprächsmarkierer wird als also ein ODER und kein UND der einzelnen Filterbedingungen. Hat man neben den Filtern über die Gesprächsmarkierer über die Seite "Optionen" zusätzliche Filterkriterien definiert, dann wird zuerst der Filter der über die zu verwendeten Gesprächsmarkierer angewendet und dann auf diese Datenmenge die Filterkriterien der Optionen.
On the "Filter Tel. II" page you will find a selection of "call markers", if the use of "call markers" is enabled via the basic settings in the administration tool. A call marker can only be defined via the administration tool and is a filter for the total amount of data records. For example, one filter can be defined for calls that last longer than X seconds, and another filter for calls that are more expensive than X €. If several call markers are selected, then each one is applied individually for the total amount of data records. A combination of several call markers is thus considered an OR and not an AND of the individual filter conditions. If, in addition to the call marker filters, additional filter criteria have been defined on the page "options", the call markers filters are applied first to this data set, then the other criteria.
Die Verwendung von Gesprächsmarkierern ist nur in bestimmten Bedingungen sinnvoll. In der Regel reichten die Filtermöglichkeiten unter Optionen. Im Wizard beim Neuanlegen einer Auswertung wird diese Einstellmöglichkeit deshalb nicht angezeigt, sondern nur im Eigenschaftsdialog der Auswertung beim Öffnen der Auswertung über die Auswertungsverwaltung.
The use of call markers is only useful in certain cases. Usually the filter options under options are sufficient. This setting is therefore not displayed in the wizard when creating a new report, but only in the properties dialog of the report when opening the report via report management.
Seite Ausgabe: Auf der Seite "Ausgabe" können Sie nun zum einen festlegen in welcher Form der Report generiert werden soll, als PDV oder als CSV Datei und zum anderen auf welche Art der Report zugestellt werden soll. Wir wollen, dass der Report per Email an jede der im Organigramm ausgewählten Abteilungen versendet wird. Dafür wollen wir nicht für jede Abteilung einen eigenen Report anlegen, sondern dieser Report soll automatisch für jede Abteilung (innerhalb der Organigramm-Auswahl) generiert und an den jeweiligen Abteilungsleiter versendet werden. Dass über eine Auswertungskonfiguration ein Report für jede Abteilung generiert wird, haben wir erreicht indem wir auf der Seite "Formular" die Option "Seite neu" auf "Abteilungen" gesetzt haben. Man kann nun hier für die Ausgabe einen Empfänger explizit angeben, der die Auswertung erhalten soll oder man setzt die Option "An Rechnungsempfänger". Wählt man diese Option, so wird der Report an die Email-Adresse versendet, die im entsprechenden Organigramm-Element eingetragen ist, für die der Report erstellt werden soll. Hier die Email-Adresse des Abteilungsleiters die im Organigramm-Elemente der Abteilungen eingetragen ist. Auf diese weise kann man die Auswertungen automatisch an die entsprechenden "Rechnungsempfänger" versenden. Für den Email-Body könnte man im Feld "E-Mail Text" eine Textdatei angeben, deren Inhalt als Email Text im Body der Mail verwendet werden würde. Wählt man keinen Email Betreff, wird als Betreff der Email der Name der Auswertung verwendet. Über die Option "Alle Rechnungsempfänger in eine Datei ausgeben" könnten wir erreichen, dass alle Reporte wieder in eine Datei generiert würden. Der Report würde dann an den ersten Email Empfänger versendet werden. Diese Option macht nur Sinn, wenn die Auswertungen an einen Empfänger gehen soll. Bitte beachten Sie, dass die Option "Datei nach E-Mail Versand löschen" gesetzt ist, wenn Sie das PDF nicht für andere Zwecke noch auf dem Server speichern möchten.
Page execution: Here one can specify in which form the report is to be generated, as a PDF or CSV file, and in which way the report is to be delivered. We want the report to be sent by email to each of the departments selected in the organisation chart. We do not want to create a separate report for each department, but the report should be generated automatically for each department (each department within the organisation chart selection) and sent to the respective supervisor. A report is generated for each department via a report configuration. To achieve this on the page form we set the option page new on departments. You can now explicitly specify a recipient for the issue, who should receive the report, or you can set the option "to invoice recipient". If you choose this option, the report is sent to the e-mail address entered in the corresponding organisational chart element for which the report is to be created. Here it is the email address of the manager that is entered in the organisation chart elements of the departments. In this way, the reports can be sent automatically to the correct "invoice recipients". For the email body you could indicate a text file in the field "email text", whose content would be used as email text in the body of the mail. If no email title is selected, the name of the report will be used as title. With the option "issue all invoice recipients in one file" we could achieve that all reports would be generated in one file again. This option only makes sense if the report is going to one recipient. Note that the option "delete file after sending email" is set, unless you save the PDF on the server for other purposes.
Ausgabedatei
Export or Output file
Die Ausgabedatei (PDF oder CSV) wird im Programmverzeichnis unter "RPCFiles" der UC-Analytics auf dem Server verschlüsselt abgelegt. Sie können diese dann ausschließlich über den UC-Analytics Dateimanager herunterladen oder ansehen (sofern die notwendige Berechtigung dazu vorhanden ist).
The export/output file is stored encrypted on the server, under "RPCFiles" of UC-Analytics in the program directory. You can download or view them exclusively via the UC-Analytics file manager (if you have the necessary authorisation).
Seite Optionen: Auf der Seite "Optionen" können Sie bestimmte Bedingungen definieren, für die einzelne Zeilen oder ganze Seiten im Report nicht ausgegeben werden sollen. Wir wollen, dass unser Report nur Zeilen enthält, die für die Kostenweiterverrechnung relevant sind. Deshalb setzen wir die Option "Zeile nicht ausgeben bei Betrag kleiner/gleich 0". Dies sorgt dafür, dass Gespräche die nichts kosten nicht angezeigt werden.
Page options: In options you can define certain conditions for individual lines – or entire pages – not to be issued. We want our report to contain only lines that are relevant for cost allocation. Therefore we set the option "Do not issue line if amount is 0 or less". This ensures that calls that do not cost anything are not displayed.
Seite Ausführung planen: Damit der Report automatisch ausgeführt wird, müssen wir auf der Seite "Ausführung planen" die Option "Automatisch ausführen" aktivieren und definieren in welchem Zyklus die Auswertung ausgeführt werden soll und wann die nächste Ausführung starten soll.
Page plan execution: In order for the report to be executed automatically, we have to activate the option "execute automatically" on the page plan execution and define in which cycle the report should be executed and when the next execution should start.
Seite Name: Zu guter Letzt muss noch ein sprechender Name für die Auswertung vergeben werden (dieser wird auch als Betreff für den Email Versandt verwendet). Über das Feld "Besitzer" kann festgelegt werden, ob dieser Report auch von anderen UC-Analytics Anwendern verwendet werden kann oder ob er nur für den aktuell angemeldeten Anwender zur Verfügung steht. Wählt man die Option "In Schnellstartleiste anzeigen" erscheint die Auswertung in der Schnellstartleiste unter der entsprechenden Gruppe die im Feld "In Gruppe" ausgewählt wurde..
Page name: Last but not least, the report must be given a descriptive name (this is also used as email-title). The field "owner" can be used to specify whether the report can be accessed by other UC-Analytics users or if it is only available for the user currently logged in. If the option "Show in quick launch bar" is selected, the report appears in the quick launch bar under the corresponding group selected in the "in group" field.
Mit "Übernehmen" werden die Auswertung gespeichert und Sie können das Resultat als Vorschau betrachten indem Sie über den Button "Auswertung starten" die "Bildschirmvorschau" starten. Darüber wird der Report als Vorschau ausgeführt und in diesem Fenster angezeigt,
Click "apply" to save the report. You can view the result as a preview by clicking the "start report" button - this will start the “screen preview”. The report is issued as a preview and displayed in this window.
Wenn Sie nachträglich die Konfiguration der Auswertung ändern möchten, können Sie dies tun indem Sie in der Auswertungsverwaltung über Kontextmenü auf "Eigenschaften" gehen oder per Doppel-Klick auf die Auswertung in der Liste direkt das Eigenschaftsfenster öffnen.
If you want to change the configuration of the report afterwards, you can do this by going to "properties" in the report management via the context menu or by double-clicking the report in the list, to open the properties window directly.
Eingeschaftsfenster enthält mehr Optionen
The properties window contains more options
Öffnen Sie das Eigenschaftsfenster einer Auswertung,werden Sie feststellen, dass darin noch weitere Optionen zur Konfiguration angeboten werden. Diese Optionen sind eher für spezielle Anwendungsfälle notwendig und deshalb im Assistenten für das Neuanlegen einer Auswertung nicht enthalten.
If you open the properties window of a report, you will find additional configuration options. These options are necessary for special applications only, and are therefore not included in the wizard for creating new reports.
Beispiel 2: Summen der Dienstgespräche für jeden Teilnehmer pro Kostenstelle, Bereitstellung per WebSuite Postfach
Example 2: Total of business calls for each subscriber per cost centre, made available via the Web Suite mailbox
Ziel: Es soll ein Report angelegt werden, der für jede Abteilung ausgeführt wird. Der Report soll die dienstlichen Gespräche als Summe (Dauer und Betrag) für jeden Mitarbeiter in den Abteilungen anzeigen. Jeder Abteilungsleiter soll den Report über seine Abteilung zum Download über das WebSuite Postfach bereitgestellt bekommen.
Goal: A report is to be created and executed for each department. The report should display the business calls as a total (duration and amount) for each employee in the various departments. Every department manager should have the report for his/her department available to download via the Web Suite mailbox.
Zum Erstellen einer neuen Auswertung, gehen Sie bitte in die Auswertungsverwaltung und klicken Sie oben links in der Toolbar auf das "+" Symbol und wählen Sie dann den Eintrag "Accounting Auswertung". Es öffnet sich dann der Assistent für die Konfiguration der Auswertung.
To create a new report, go to the report management and click on the "+" symbol in the top left corner of the toolbar and then select the entry "accounting report". The wizard for the report configuration will open.
Seite Formular: Um einen Report mit Summen pro Teilnehmer zu erhalten, wählen Sie auf der ersten Seite im Feld "Inhalt der Zeilen" den Eintrag "Summe(n) Teilnehmer". Über das Feld "Formular-Typ" können Sie das für den Report zugrunde liegende Formular auswählen. Sie sehen in der Formular-Vorschau eine entsprechende Vorschau der Auswahl. Über das Feld "Seite neu bei" legen Sie fest auf welcher Organisationsebene die Auswertung zusammengefasst werden soll. Darüber wird gleichzeitig der "Empfänger" des Reports festgelegt. Da wir eine Auswertung für jede Kostenstelle generieren möchten, wählen Sie im Feld "Seite neu bei" die Organigramm-Ebene "Kostenstelle" aus. Wenn Sie dieses Feld auf "Gesamte Firma" belassen, würden Sie eine Auswertung über alle Teilnehmer erhalten. Über das Feld "gruppieren nach" legen Sie mit der Auswahl "Abteilung" fest, dass die Gesprächsdaten für jeden Teilnehmer blockweise aufgelistet werden und mit der Option "Zwischensumme pro Gruppe" wird für jeden Block eine Zwischensumme der Anzahl Gespräche, der Gesprächsdauer und Betrag ausgegeben.
Page form: To get a report with totals per subscriber, select "total(s) subscriber(s)" in the field "row contents" on the first page. You can use the field "form type" to select which form to be base for the report. You can see a corresponding preview of the selection in the form preview. Use the field "new page by" to specify the organisational level on which the report is to be summarised. The "recipient" of the report will also be defined. Since we want to generate a report for each cost centre, select the organisational chart level "cost centre" in the field "new page by". If you leave this field at "entire company", you will receive one report of all subscribers. In the field "group by" you use the "department" selection to specify that the call data is listed in blocks for each subscriber. With the "subtotal per group" option, a subtotal of the number of calls, call duration and costs are displayed for each block.
Die anderen Felder belassen wir wie sie sind und fahren mit "Weiter >" fort.
We leave the other fields as they are and continue with "Next >".
Seite Organigramm: wählen Sie als nächstes auf der Seite "Organigramm" das oberste Element aus. In diesem Fall werden alle Kostenstellen im Organigramm berücksichtigt. Auf welcher Organigramm-Ebene die Auswertung gemacht wird, haben Sie im ersten Dialog über das Feld "Seite neu bei" definiert.
Page organisation chart: Select the top element on the "organisation chart" page to consider all cost centres in the organisation chart. In the first dialog, using the field "page new by" you have defined which organisation chart level the report is based on.
Die Konfiguration der Seiten Datum, Artikel, Filter Tel., Optionen, Ausführung planen und Name entspricht der Konfiguration aus dem ersten Beispiel. Da wir diese Auswertung aber nicht per Email verschicken möchten, sondern an das WebSuite-Postfach der jeweiligen Anwender, müssen wir die entsprechende Konfiguration auf der Seite Ausgabe vornehmen:
The configuration of the page date, article, filter phone, options, execution plan and name corresponds to the configuration from the first example. Since we do not want to send this report by email, but to the Web Suite mailbox of the respective users, we have to make the appropriate configuration on the output page:
Seite Ausgabe: Auf der Seite "Ausgabe" können Sie nun zum einen festlegen in welcher Form der Report generiert werden soll, als PDV oder als CSV Datei und zum anderen auf welchem Weg der Report zugestellt werden soll. Wir wollen, dass der Report an das WebSuite Postfach des Kostenstellenverantwortlichen der jeweiligen Kostenstellen versendet wird. Dafür wollen wir nicht für jede Kostenstelle einen eigenen Report anlegen, sondern dieser Report soll automatisch für jede Kostenstelle (innerhalb der Organigramm-Auswahl) generiert und an den jeweiligen Kostenstellenverantwortlichen an das WebSuite Postfach versendet werden. Dass über eine Auswertungskonfiguration jeweils ein Report für jede Kostenstelle generiert wird, haben wir erreicht indem wir auf der Seite "Formular" die Option "Seite neu" auf "Kostenstellen" gesetzt haben. Für die Verteilung der Reporte kann man hier nun für die Ausgabe einen Empfänger explizit angeben oder man setzt die Option "An Rechnungsempfänger". Wählt man diese Option, so wird der Report an das WebSuite Postfach des Anwenders mit der Email-Adresse versendet, die im entsprechenden Organigramm-Element eingetragen ist, für die der Report erstellt werden soll. Hier die Email-Adresse des Kostenstellenverantwortlichen die im Organigramm-Elemente der Kostenstellen eingetragen ist. Auf diese weise kann man die Auswertungen automatisch an die entsprechenden "Rechnungsempfänger" versenden. Für den Email-Body könnte man im Feld "E-Mail Text" eine Textdatei angeben, deren Inhalt als Text im Body der Nachricht verwendet werden würde. Die Textdatei kann man auf den Server hochladen indem man im Feld auf den "Browse" Button klickt. Es öffnet sich dann ein Datei-Auswahl-Dialog für die Auswahl einer bereits auf dem Server hinterlegten Datei. Über Kontextmenü und den Eintrag "Neue Datei" kann man eine lokal gespeicherte Datei zum Server hochladen und dann im Dialog auswählen.
SCHWERIEGES ABSCHNITT:
Page Output: On the "output" page, you can now specify the form (PDF or CSV file) in which the report is to be generated, and how the report is to be delivered. We want the report to be sent to the Web Suite mailbox - to the cost centre manager - of each respective cost centre. However, we do not want to create a separate report for each cost centre. The report should be generated and send automatically to each cost centre manager (within the organisation chart selection). We have accomplished for one report to be generated for each cost centre via the report configuration. Here on the page “form”, we set the “new page” – option on “cost centres”. For the distribution of the reports, you can now explicitly specify one recipient for the output, or select the option "to invoice recipient". If this option is selected, the report is sent to the Web Suite mailbox with the corresponding email address entered in the organisation chart element for which the report is to be created. Here it is the email address of the person responsible for the cost centre whom is entered in the organisation chart elements of the cost centre. This is how the reports can be sent to the corresponding "invoice recipients" automatically. For the email body you can specify a text file in the field "email text". The text file content would then be used as text in the body of the message. The text file can be uploaded to the server by clicking the "browse" button in the field. A file selection dialog will then open for selecting a file already stored on the server. Via the context menu and the entry "new file" a locally stored file can be uploaded to the server and selected in the dialog.
//
Wählt man keinen "Email Betreff", wird als Betreff der Nachricht der Name der Auswertung verwendet.
If no "email title" is selected, the name of the report is used as title.
Über die Option "Alle Rechnungsempfänger in eine Datei ausgeben" könnten wir erreichen, dass alle Reporte wieder in eine Datei generiert würden. Der Report würde dann an den ersten Empfänger versendet werden. Diese Option macht nur Sinn, wenn die Auswertungen an einen Empfänger gehen soll. Bitte beachten Sie, dass die Option "Datei nach E-Mail Versand löschen" gesetzt ist, wenn Sie das PDF nicht für andere Zwecke noch auf dem Server speichern möchten.
With the option "all invoice recipients in one file" we can achieve that all reports will be generated into one file again. The report would then be sent to the first recipient. This setting only makes sense if the report should be sent to one single recipient. Please note that the option "delete file after sending email" is set if you do not want to save the PDF on the server for other purposes.
Nach Ausführung der Auswertung bekommt jeder Kostenstellenverantwortliche eine Nachricht in das Postfach mit dem jeweiligen PDF als Anhang:
After executing the report, each cost centre manager receives a message in the mailbox with the respective PDF as an attachment:
Statistik Auswertungen
Statistic Reports
Wie die Accounting-Auswertungen, können auch die statistischen Auswertungen über die Auswertungsverwaltung angelegt und verwaltet werden. Anders als bei den Accounting-Auswertungen, bei denen es im Prinzip 2 Typen von Auswertungen gibt - Summen- und Detailauswertungen, gibt es bei den Statistiken eine Vielzahl verschiedenster Typen und Untertypen. Es ist hier nicht einfach ersichtlich hinter welchem Typ oder Untertyp die gewünschte Auswertung zu finden ist. Deshalb ist es empfehlenswert die Statistiken über das Dashboard und dessen Vorlagen anzulegen. Bitte lesen Sie hierzu das Kapitel "Dashboard".
Like the accounting reports, the statistical reports can also be created and managed using function report management. In contrast to the accounting reports, where there are basically two types of reports, (summary and detailed) statistic reports have a number of different types and subtypes. It is not quite obvious behind which type or subtype the desired report can be found. Therefore it is recommended to create the statistics using the dashboard and its templates. Read the chapter "dashboard" for more information.
Der Auswertungs-Kontext
The reporting context
Das Programm kann so konfiguriert sein, dass Auswertungen immer unter einem bestimmten "Kontext" ausgeführt werden. Es gibt drei Kontexte unter denen man eine Auswertung durchführen kann:
The program can be configured so that reports are always executed under a certain "context". There are three contexts under which a report can be carried out:
- Der Kontext "Meine Daten": Im Organigramm gibt es einen Teilnehmer der die Gesprächsdaten des angemeldeten Anwenders enthält. Nur dieser kann unter diesem Kontext ausgewertet werden. Für alle anderen Teilnehmer werden bei Durchführung der Auswertung keine Daten berücksichtigt.
- Der Kontext "Mein Team": Im Organigramm gibt es einen (oder mehrere Knoten) der die Teilnehmer enthält die das Team des angemeldeten Anwenders repräsentieren. Nur diese Teilnehmer können unter diesem Kontext ausgewertet werden. Für alle anderen Teilnehmer werden bei Durchführung der Auswertung keine Daten berücksichtigt.
- Der Kontext "Meine Firma": Das sind alle anderen Teilnehmer der Firma des angemeldeten Anwenders. Im Normalfall ist der oberste Knoten im Organogramm.
- The context "my data": In the organisation chart there is one subscriber holding the call data of a logged on user. Only this subscriber can be evaluated under this context. For all other subscribers, no data is considered when the report is run.
- The context "my team": In the organisation chart there is one node (or more) that includes the team of logged-in users. Only these subscribers can be evaluated under this context. For all other subscribers, no data is considered when the report is run.
- The context "my company": These are all other subscribers in the registered user's company. Normally, the top node in the organisation chart.
Über die Anwender-Rolle ist definiert welche Statistiken der Anwender unter den jeweiligen Kontexten ausführen darf und welche Gesprächsarten in den Accounting-Auswertungen unter den jeweiligen Kontexten berücksichtigt wird. So ist es zum Beispiel möglich, dass ein Anwender die Privatgespräche nur unter dem Kontext "Meine Daten" auswerten darf. Oder ein Anwender darf die Auswertung "Zeit am Telefon" nur im Kontext "Meine Daten" und "Mein Team" ausführen, nicht aber für den Kontext "Meine Firma". Führt man eine Auswertung unter einem Kontext durch, unter dem man keine Rechte hat, dann ist die Auswertung leer, d.h. sie enthält keine Daten. Die Ausführung ist aber trotzdem möglich.
Die Auflösung welche Organigrammbereiche für den Kontext "Meine Daten", "Mein Team" und "Meine Firma" steht, wird am Anwender selbst definiert. Entweder explizit durch eine manuelle Zuordnung der Organigramm-Bereiche zu den jeweiligen Kontexten oder implizit durch den Eintrag der Anwender-Kennung (i.d.R. die Email Adresse) am entsprechenden Eigenschafts-Feld des Organigramm-Elements. Welche Kennung und welches Feld zu verwenden ist, ist über die Grundeinstellungen festgelegt.Page "Form": To obtain a report for itemized bills (shows every single call in detail), choose the entry "detail communication" in the field "contents of lines" on the first page. You can use the field "form type" to select the form for the report. You can see a corresponding preview of the selection in the form preview. Use the field "new page by" to specify on which organisational level the report should be summarised. The "recipient" of the report is defined at the same time. Since we want to generate a report for each department, select the organisational chart level "department" in the field "new page by". If you leave this field at "entire company", you will receive one report of all subscribers. The "group by" field allows you to select "subscribers" to specify that the call data for each subscriber is listed in blocks and the "subtotal per group" option displays a subtotal of the call charges and call duration for each block.
Leave the other fields like they are and continue with "next ".
The “change on execution" option
With the option "change by execution" it can be set that the settings on the displayed page may be changed if the report is executed via the Quick Start Bar. Background: There is a claim that only certain user groups (e.g. administrators) may create and configure reports. These reports are then released to the users via assignment to specific report groups. These users can run reports only through the quick start bar, they don't have access rights to open a report in the report management window. To prevent these users from having access to all configuration items, only certain configuration options can be enabled, such as changing the report period (date page).
Page "Organisation Chart": next, select the departments to be included in the report. You can also select a superior level (here "sales"), all elements below this level will then automatically be included in the report. In the first page with the option “new page by” you have defined on which organisation chart level the report is to be carried out.
Page "Date": Select the date range here. If you want to run the report automatically and regularly by schedule, please select a generic date such as "last month".
Page "Item": On the page "Item" you can define the call type you want to evaluate. Since we only want to see the business calls in this report, we only tick the box "business call". Equipment costs and service cost are not of interest here, so we don't activate these options.
Page "Item": Depending on your program configuration it might be that there is a page called "Item II". On this page you can define if call independent costs like basic fees should be considered in the report. In this example we don't need these settings
Page "Filter Telephony.": On these two pages you can define the call directions relevant for the report, the distance zones, which trunk lines the calls were made via, and the used network carrier tariff. Since we only want to look at the calls that cause costs, select the filter "external outgoing calls" and "all distance zones". You could use the distance zones to define a report that for instance only considers international calls. Leave the other filter options at their default values.
On the "Filter Telephony II" page you will find a selection of "call markers", if the use of "call markers" is enabled via the basic settings in the administration tool. A call marker can only be defined via the administration tool and is a filter for the total amount of data records. For example, one filter can be defined for calls that last longer than X seconds, and another filter for calls that are more expensive than X €. If several call markers are selected, then each one is applied individually for the total amount of data records. A combination of several call markers is thus considered an OR and not an AND of the individual filter conditions. If, in addition to the call marker filters, additional filter criteria have been defined on the page "options", the call markers filters are applied first and based on that dataset the criteria of the options page are applied.
In addition you can select filters based on trunk lines, used carrier and used data privacy profiles in this page.
These filter options are useful in certain special cases but in most cases not needed. This setting is therefore not displayed in the wizard when creating a new report, but only in the properties dialog of the report when opening the report via report management window.
Page "Output": Here one can specify in which format the report result is to be generated, as a PDF or CSV file, and in which way the report is to be delivered. We want the report to be sent by email to each of the departments selected in the organisation chart. We do not want to create a separate report for each department, but the report should be generated automatically for each department (each department within the organisation chart selection) and sent to the respective supervisor. A report is generated for each department via one single report configuration. To achieve this on the page form we set the option new page on departments (level 2). You can now explicitly specify a recipient for the issue, who should receive the report, or you can set the option "to list recipient". If you choose this option, the report is sent to the e-mail address defined in the corresponding organisational chart element for which the report is to be created. Here it is the email address of the manager that is defined in the organisation chart elements of the departments (field "Email Address" in the property page of the organisation chart element of level 2). In this way, the reports can be sent automatically to the correct "invoice recipients". For the email body you could indicate a text file in the field "Email text", whose content would be used as email text in the body of the mail. If no email subject is selected, the name of the report will be used. With the option "All invoice recipients in one file" we could achieve that all reports would be generated in one file again. This option only makes sense if the report is going to one recipient.
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Note that the option "delete file after sending email" should be set, unless you want to keep the PDFs on the server for other purposes. If you do not set this option you have to ensure that the files will be deleted trough some other process. |
| Info | ||
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The export/output file is stored encrypted on the server, under "RPCFiles" of UC-Analytics in the program directory. You can download or view them exclusively via the UC-Analytics file manager (if you have the necessary authorisation). This ensures that only persons with the appropriate user rights can open this files even if unauthorized persons have access to the file system of the UC-Analytics server (e.g. IT administrators). |
Page "Options": In options you can define certain conditions for individual lines – or entire pages – not to be issued or exclusively issued. We want our report to contain only lines that are relevant for cost allocation. Therefore we set the option "Do not issue line if amount is 0 or less". This ensures that calls that do not cost anything are not displayed.
Pages "Options II": Here you could define some special filter options based on the additional text attributes of the subscriber (e.g. include only subscribers for which the attribute "additional text #3" is equal to "basic tariff"). Another option is to filter the recipients of the reports by some subscriber attributes.
Pages "Provider Import": On that pages you can specify some filter options that are relevant if you have included data from imported invoices. Since this is not of interest here, we skip these settings. By default this kind of data is not considered in the report.
Page "Schedule": In order for the report to be executed automatically, we have to activate the option "execute automatically" on the page "Schedule" and define in which cycle the report should be executed and when the next execution should start.
Page "Name": Last but not least, the report must be given a descriptive name (this is also used as email subject if no subject is explicitly is set). The field "owner" can be used to specify whether the report can be accessed by other UC-Analytics users or if it is only available for the user currently logged in. If the option "Show in Quick Launch Bar" is selected, the report appears in the quick launch bar under the corresponding group selected in the "in group" field.
Click "apply" to save the report. You can view the result as a preview by clicking the "Execute report" button and then "preview" - this will start the preview of the report which is displayed directly in this window.
If you want to change the configuration of the report afterwards, you can do this by going to "properties" in the report management via the context menu or by double-clicking the report in the list, to open the properties window directly.
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If you open the properties window for a report, you will find additional configuration options. These options are necessary for special applications only, and are therefore not included in the wizard for creating new reports. |
Example 2: Total of Business Calls for each Subscriber per Cost Centre (2nd Organisation Chart Level), made available via the Web Suite Mail Box
Goal: A report is to be created and executed for each cost centre which is on the 2nd level of the organisation chart. The report should display the business calls as a total (duration and amount) for each employee in the various cost centre. Every department manager should have the report for his/her department available to download via the Web Suite post box.
To create a new report, go to the report management and click on the "+" symbol in the top left corner of the toolbar and then select the entry "accounting report". The wizard for the report configuration will open.
Page "Form": To get a report with totals per subscriber, select "Sum Subscriber" in the field "Content of rows" on the first page. You can use the field "form type" to select which form to be base for the report. You can see a corresponding preview of the selection in the form preview. Use the field "New page after" to specify the organisational level on which the report is to be summarised. The "recipient" of the report will also be defined with this setting. Since we want to generate a report for each cost centre, select the organisational chart level for the "cost centre", here Level 2 in the field "new page after". If you leave this field at "entire company", you would receive one report of all subscribers. In the field "group by" you use the Level 3 which is in our example the level where the departments are located. With this setting, all subscribers belonging to one department will be listed in the same group (block) within the report. With the "Show subtotal per group" option, a subtotal of the number of calls, call duration and costs are displayed for each group.
We leave the other fields as they are and continue with "Next >".
Page organisation chart: Select the top element on the "organisation chart" page to consider all cost centres (items on level 2) in the organisation chart. In the first dialog, using the field "New page after" you have defined which organisation chart level the report is based on.
The configuration of the page date, article, filter phone, options, execution plan and name corresponds to the configuration from the first example. Since we do not want to send this report by email, but to the Web Suite mail box of the respective users, we have to make the appropriate configuration on the output page:
Page Output: On the "output" page, you can now specify the format (PDF or CSV file) in which the report is to be generated, and how the report is to be delivered. We want the report to be sent to the Web Suite mail box - to the cost centre manager - of each respective cost centre. However, we do not want to create a separate report for each cost centre. The report should be generated and send automatically to each cost centre manager (within the organisation chart selection). We have accomplished for one report to be generated for each cost centre via the report configuration. Here on the page “Form”, we set the “New page after” – option on Level 2 (cost centres). For the distribution of the reports, you can now explicitly specify one recipient for the output, or select the option "to list recipient". If this option is selected, the report is sent to the Web Suite mail box of the user with the corresponding email address defined in the organisation chart element for which the report is to be created. Here it is the email address of the person responsible for the cost centre whom is entered in the organisation chart elements of the level 2. This is how the reports can be sent to the corresponding "list recipients" automatically. For the email body you can specify a text file in the field "Email text". The text file content would then be used as text in the body of the message. The text file can be uploaded to the server by clicking the "browse" button in the field. A file selection dialog will then open for selecting a file already stored on the server. Via the context menu and the entry "new file" a locally stored file can be uploaded to the server and selected in the dialog.
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The UC-Analytics WebSuite user as recipient for the report is defined through it's email address. Even the report shall not be send by email one has to use the user's email address to define him/her as the recipient. |
If no "email subject" is selected, the name of the report is used as title.
With the option "all invoice recipients in one file" we can achieve that all reports will be generated into one file again. The report would then be sent to the first recipient. This setting only makes sense if the report should be sent to one single recipient. Please note that the option "delete file after sending email" is set if you do not want to save the PDF on the server for other purposes.
After executing the report, each cost centre manager receives a message in the mailbox with the respective PDF as an attachment:
Statistic Reports
Like the accounting reports, the statistical reports can also be created and managed using the report management view. In contrast to the accounting reports, where there are basically two types of reports, (summary and detailed) statistic reports have a number of different types and subtypes. It is not quite obvious behind which type or subtype the desired report can be found. Therefore it is recommended to create the statistics using the dashboard and its templates. Read the chapter "dashboard" for more information.
The Reporting Context
The program can be configured so that reports are always executed under a certain "context". There are three contexts under which a report can be carried out:
- The context "my data": In the organisation chart there is one subscriber holding the call data of a logged-in user. Only this subscriber can be evaluated under this context. For all other subscribers, no data is considered when the report is run.
- The context "my team": In the organisation chart there is one node (or more) that includes the team of logged-in users. Only these subscribers can be evaluated under this context. For all other subscribers, no data is considered when the report is run.
- The context "my company": These are all other subscribers in the registered user's company. Normally, the top node in the organisation chart.
The user role defines which statistics a user may execute under the respective contexts and which call types are considered in the accounting reports under the respective contexts. For example, it is possible that a user may only evaluate private calls under the context "my data". Or a user may execute the report of type "time on the telephone" in the context "my data" and "my team", but not in context "my company". If you issue an evaluation report under a context under which you have no rights, the report will be empty, i.e. it contains no data. However, it is still possible to execute the report. The resolution of which organisation chart areas stand for the context "my data", "my team" and "my company" is defined by in the user settings. Either explicitly by manually assigning the organisation chart areas to the respective contexts in the user settings or by entering the user ID (usually the email address) in the corresponding property field of the organisation chart element. In the basic settings, it is defined which identifier and which field to use.
Mit diesem Mechanismus ist es möglich, dass Sie eine Auswertung anlegen und konfigurieren, die von allen Anwendern verwendet werden kann, die Daten die die Auswertung aber enthält sind immer kontextbezogen zu dem Anwender der die Auswertung durchführt.
This mechanism allows you to create and configure a report, which can be used by all users. However, the data contained in the report is always context-related to the user executing the report.Die Verwendung der Kontexte ist im Normalfall nicht aktiviert.
The use of contexts is normally not activated.
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