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Beispiel 2: Summen der Dienstgespräche für jeden Teilnehmer pro Kostenstelle, Bereitstellung per WebSuite Postfach

Example 2: Total of

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Business Calls for each

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Subscriber per

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Cost Centre, made available via the Web Suite

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Post Box

Ziel: Es soll ein Report angelegt werden, der für jede Abteilung ausgeführt wird. Der Report soll die dienstlichen Gespräche als Summe (Dauer und Betrag) für jeden Mitarbeiter in den Abteilungen anzeigen. Jeder Abteilungsleiter soll den Report über seine Abteilung zum Download über das WebSuite Postfach bereitgestellt bekommen.

Goal: A report is to be created and executed for each department. The report should display the business calls as a total (duration Goal: A report is to be created and executed for each department. The report should display the business calls as a total (duration and amount) for each employee in the various departments. Every department manager should have the report for his/her department available to download via the Web Suite mailboxpost box.

Zum Erstellen einer neuen Auswertung, gehen Sie bitte in die Auswertungsverwaltung und klicken Sie oben links in der Toolbar auf das "+" Symbol und wählen Sie dann den Eintrag "Accounting Auswertung". Es öffnet sich dann der Assistent für die Konfiguration der Auswertung.

To create a new report, go to the report To create a new report, go to the report management and click on the "+" symbol in the top left corner of the toolbar and then select the entry "accounting report". The wizard for the report configuration will open.

Seite Formular: Um einen Report mit Summen pro Teilnehmer zu erhalten, wählen Sie auf der ersten Seite im Feld "Inhalt der Zeilen" den Eintrag "Summe(n) Teilnehmer". Über das Feld "Formular-Typ" können Sie das für den Report zugrunde liegende Formular auswählen. Sie sehen in der Formular-Vorschau eine entsprechende Vorschau der Auswahl. Über das Feld "Seite neu bei" legen Sie fest auf welcher Organisationsebene die Auswertung zusammengefasst werden soll. Darüber wird gleichzeitig der "Empfänger" des Reports festgelegt. Da wir eine Auswertung für jede Kostenstelle generieren möchten, wählen Sie im Feld "Seite neu bei" die Organigramm-Ebene "Kostenstelle" aus. Wenn Sie dieses Feld auf "Gesamte Firma" belassen, würden Sie eine Auswertung über alle Teilnehmer erhalten.  Über das Feld "gruppieren nach" legen Sie mit der Auswahl "Abteilung" fest, dass die Gesprächsdaten für jeden Teilnehmer blockweise aufgelistet werden und mit der Option "Zwischensumme pro Gruppe"  wird für jeden Block eine Zwischensumme der Anzahl Gespräche, der Gesprächsdauer und Betrag ausgegeben.

Page form: To get a report with totals per subscriber, select "total(s) subscriber(s)" in the field "row contents" on the first page. You can use the field "form type" to select Page "Form": To get a report with totals per subscriber, select "total(s) subscriber(s)" in the field "row contents" on the first page. You can use the field "form type" to select which form to be base for the report. You can see a corresponding preview of the selection in the form preview. Use the field "new page by" to specify the organisational level on which the report is to be summarised. The "recipient" of the report will also be defined. Since we want to generate a report for each cost centre, select the organisational chart level "cost centre" in the field "new page by". If you leave this field at "entire company", you will would receive one report of all subscribers. In the field "group by" you use the "department" selection to specify that the call data is listed in blocks for each subscriber. With the "subtotal per group" option, a subtotal of the number of calls, call duration and costs are displayed for each block.Die anderen Felder belassen wir wie sie sind und fahren mit "Weiter >" fortduration and costs are displayed for each block.

We leave the other fields as they are and continue with "Next >".

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Page organisation chart: Select the top element on the "organisation chart" page to consider all cost centres in the organisation chart. In the first dialog, using the field "page new by" you have defined which organisation chart level the report is based on.Die Konfiguration der Seiten Datum, Artikel, Filter Tel., Optionen, Ausführung planen und Name entspricht der Konfiguration aus dem ersten Beispiel. Da wir diese Auswertung aber nicht per Email verschicken möchten, sondern an das WebSuite-Postfach der jeweiligen Anwender, müssen wir die entsprechende Konfiguration auf der Seite Ausgabe vornehmen: based on.

The configuration of the page date, article, filter phone, options, execution plan and name corresponds to the configuration from the first example. Since we do not want to send this report by email, but to the Web Suite mailbox post box of the respective users, we have to make the appropriate configuration on the output page:

Seite Ausgabe:  Auf der Seite "Ausgabe" können Sie nun zum einen festlegen in welcher Form der Report generiert werden soll, als PDV oder als CSV Datei und zum anderen auf welchem Weg der Report zugestellt werden soll. Wir wollen, dass der Report an das WebSuite Postfach des Kostenstellenverantwortlichen der jeweiligen Kostenstellen versendet wird. Dafür wollen wir nicht für jede Kostenstelle einen eigenen Report anlegen, sondern dieser Report soll automatisch für jede Kostenstelle (innerhalb der Organigramm-Auswahl) generiert und an den jeweiligen Kostenstellenverantwortlichen an das WebSuite Postfach versendet werden. Dass über eine Auswertungskonfiguration jeweils ein Report für jede Kostenstelle generiert wird, haben wir erreicht indem wir auf der Seite "Formular" die Option "Seite neu" auf "Kostenstellen" gesetzt haben. Für die Verteilung der Reporte kann man hier nun für die Ausgabe einen Empfänger explizit angeben oder man setzt die Option "An Rechnungsempfänger". Wählt man diese Option, so wird der Report an das WebSuite Postfach des Anwenders mit der Email-Adresse versendet, die im entsprechenden Organigramm-Element eingetragen ist, für die der Report erstellt werden soll. Hier die Email-Adresse des Kostenstellenverantwortlichen die im Organigramm-Elemente der Kostenstellen eingetragen ist. Auf diese weise kann man die Auswertungen automatisch an die entsprechenden "Rechnungsempfänger" versenden. Für den Email-Body könnte man im Feld "E-Mail Text" eine Textdatei angeben, deren Inhalt als Text im Body der Nachricht verwendet werden würde. Die Textdatei kann man auf den Server hochladen indem man im Feld auf den "Browse" Button klickt. Es öffnet sich dann ein Datei-Auswahl-Dialog für die Auswahl einer bereits auf dem Server hinterlegten Datei. Über Kontextmenü und den Eintrag "Neue Datei" kann man eine lokal gespeicherte Datei zum Server hochladen und dann im Dialog auswählen.

SCHWERIEGES ABSCHNITT:

Page Output: On the "output" page, you can now specify the form format (PDF or CSV file) in which the report is to be generated, and how the report is to be delivered. We want the report to be sent to the Web Suite mailbox post box - to the cost centre manager - of each respective cost centre. However, we do not want to create a separate report for each cost centre. The report should be generated and send automatically to each cost centre manager (within the organisation chart selection). We have accomplished for one report to be generated for each cost centre via the report configuration. Here on the page “form”, we set the “new page” – option on “cost centres”. For the distribution of the reports, you can now explicitly specify one recipient for the output, or select the option "to invoice recipient". If this option is selected, the report is sent to the Web Suite mailbox post box of the user with the corresponding email address entered defined in the organisation chart element for which the report is to be created. Here it is the email address of the person responsible for the cost centre whom is entered in the organisation chart elements of the cost centre. This is how the reports can be sent to the corresponding "invoice recipients" automatically. For the email body you can specify a text file in the field "email text". The text file content would then be used as text in the body of the message. The text text file can be uploaded to the server by clicking the "browse" button in the field. A file selection dialog will then open for selecting a file already stored on the server. Via the context menu and the entry "new file" a locally stored file can be uploaded to the server by clicking the "browse" button in the field. A file selection dialog will then open for selecting a file already stored on the server. Via the context menu and the entry "new file" a locally stored file can be uploaded to the server and selected in the dialog.//and selected in the dialog.

The UC-Analytics user as recipient for the report is defined through it's email address. Even the report shall not be send by email one has to use the user's email address to define him/her as the recipient. 

Wählt man keinen "Email Betreff", wird als Betreff der Nachricht der Name der Auswertung verwendet.

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