AlwinPro – ITK-Devices (Equipment)

automatisiert erfassen und verrechnen

Handbuch

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeine Informationen

1.2 Ziel des Dokuments

Mit der AlwinPro Version 6.2 wurde das Programm um die Möglichkeit erweitert, ITK-Devices, und die daraus resultierenden Kosten, automatisiert zu erfassen und zu verrechnen. Das Dokument beschreibt die grundsätzliche Vorgehensweise und die Programmlogik die hinter dieser Programmerweiterung steckt. Aufgrund der Komplexität des Themas wurde dies nicht im Rahmen des AlwinPro Handbuchs gemacht, sondern in diesem, davon losgelösten, Dokument.

1.3 Definitionen

2 AlwinPro – ITK-Devices automatisiert erfassen und verrechnen

2.1 Leistungsmerkmale zusammengefasst

Die AlwinPro Devicekosten sind konzipiert um für Geräte (Devices), die in einem externen System erfasst sind, täglich Accounting-Datensätze zu erzeugen und diese dann über die Tarifierung mit Kosten zu versehen. Z.B. sind in einem TK-System Telefon-Endgeräte eingerichtet und entsprechenden Nebenstellen zugeordnet. Der technische Konfigurationsaufwand dafür ist allein seitens des TK-Systems notwendig um Telekommunikation überhaupt erst zu ermöglichen.

Mit dem Feature Equipmentkosten bietet AlwinPro den Mehrwert, genau diese Daten auch für die Kostenerfassung zu nutzen – im besten Fall ohne zusätzlichen manuellen Verwaltungsaufwand. Die neuen AlwinPro Datenquellen „TK-Equipment“/„Sonstiges Equipment“ greifen bei der Erfassung der Daten auf das externe System zu und generieren für die ausgelesenen Gerätekennungen täglich Accounting-Datensätze (Rohdaten). Diese Information wird am Monatsende bzw. an einem definierten Stichtag zu Buchungssätzen für AlwinPro zusammengefasst. Dabei wird ein Buchungssatz für jedes Gerät und Nebenstelle (Kennung, Startdatum und Anzahl genutzter Tage) generiert. Die Rohdaten an sich sind bei einer AlwinPro Auswertung nicht sichtbar.

Die Kosten werden über die neue Kostenart „Equipment“ abgebildet. Als Besonderheit ist zu erwähnen, dass sich die Deviceartikel in Gruppen unterteilen lassen (die Gruppennamen werden als Zwischenüberschrift mit Zwischensummen in einer Auswertung ausgegeben und können über die Vorschrift entsprechend für die Filterung verwendet werden). Beide Datenquellen verwenden die Kostenart Equipment.

Die Geräteinformation wird über die Datenquelle TK-Equipment einer Nebenstelle und über die Sonstige Equipment einem Zusatzkostenkonto zugeordnet.

Basierend auf dem gleichen Ansatz wurde in AlwinPro eine Möglichkeit geschaffen, Geräte auch manuell direkt in AlwinPro über das Organigramm einem Teilnehmer zuordnen zu können. Im Prinzip funktioniert das Ganze so also ob die Gerätezuordnung aus einem externen System stammt. Es wird auch hier, von einer implizit vorhandenen, internen Datenquelle, täglich ein Accounting-Datensatz für jedes zugeordnete Gerät erzeugt.

Fußnoten: (1) Eine direkte Übernahme der Daten hängt vom TK-System ab. Es kommt darauf an wie die Daten vom TK-System bereitgestellt werden – siehe Kapitel 2.9. (2) Im Standard ist nur der Dateiimport enthalten. Der direkte Anschluss an das TK-System ist als Zusatzmodul erhältlich.

2.2 Konzeption

Die Abwicklung der Erfassung und Verrechnung von Devices in AlwinPro ist so designt, dass eine klare Trennung zwischen ITK-Technik und dem Controlling vollzogen werden kann. Primäre Aufgabe des Technikers ist das TK-System am Laufen zu halten wobei sich das Controlling für den Kostenaspekt interessiert.

Im Umgang mit AlwinPro heißt das, der Techniker kümmert sich um den Anschluss der AlwinPro Datenquelle an das TK-System (direkt oder über Dateiimport). Der Controller pflegt in AlwinPro die Preise der einzelnen Deviceartikel über eine individuelle Tarifierung und kann so, basierend auf den Accounting-Datensätzen und der festgelegten Tarifierung, entsprechende Auswertungen durchführen.

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2.3 Neue Kostenart „Equipment“

Dies sind die Artikel/Kosten die entweder direkt an eine Nebenstelle gekoppelt sind, z.B. Kosten für Telefon Endgeräte oder Kosten die nicht direkt an eine Nebenstelle gekoppelt sind z.B. Kosten für Rechner, Monitor etc.

Kosten für Deviceartikel werden intern auf einen Spiegel der Nebenstelle (analog zu den Serviceleistungen) oder einem Zusatzkostenklassifizierer abgebildet. Auf welchen Klassifizierer die Kosten verbucht werden, wird durch die Art der Datenquelle entschieden.

Die Artikel der Kostenart „Equipment“ können zu Gruppen zusammengefasst werden.

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2.4 Neue Datenquellen für die Kostenart „Equipment“

Die Datenaufnahme wird um weitere Datenquellentypen erweitert. Die momentan existierenden Datenquellentypen „Telefonie“ und „Zusatzkosten“ bleiben erhalten. Hinzu kommen die Typen:

2.4.1 TK-Devices (Equipment)

Zuständig für Nebenstellenabhängige Kosten, z.B. Telefone, Faxe, etc… Im Standard ist der Anschluss über Dateiimport enthalten. Der direkte Anschluss an ein TK-System ist als Zusatzmodul erhältlich (in Abhängigkeit des TK-Systems).

2.4.2 Sonstige Devices

Diese Datenquelle bezieht die Daten standardmäßig aus einer Textdatei. Die Kosten werden über den Zusatzkostenklassifizierer zugeordnet.

Beide Datenquellen sind in Ihrer Arbeitsweise identisch. Der Unterschied besteht lediglich in der Verwendung der Klassifizierer für die Abbildung der Kosten.

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2.5 Arbeitsweise der Datenquellen TK-Equipment und Sonstiges Equipment

2.5.1 Verarbeiten der Daten

Die neuen Datenquellen TK-Equipment und Sonstige-Equipment holen sich täglich die Daten aus der physikalischen Datenquelle (z.B. HiPath Manager, Textdatei, Oracle DB, Excel-Sheet). Diese Daten werden für jeden Tag als Rohdatensätze in eine Zwischendatenbank der Datenquelle geschrieben. Diese Zwischendatenbank wird nicht für AlwinPro Auswertungen herangezogen.

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Für die AlwinPro Auswertungen werden, am Stichtag der Abrechnung (z.B. der 5. des Folgemonats), die Rohdaten verarbeitet, so dass für jede Gerätekennung und Nebenstelle innerhalb eines zusammenhängenden Zeitraums ein Buchungssatz zusammengefasst wird. Dieser Buchungssatz wird in die Datenbank für AlwinPro geschrieben (z.B. <42, 10.02.2011, 18 x Telefon Typ A, 30€>).